GDPR - VÅR HANTERING AV PERSONUPPGIFTER

1 Vad räknas som en personuppgift?

Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kanidentifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som

• Namn
• Identifikationsnummer, personnummer
• Lokaliseringsnummer, adress
• Online-identifikationer

eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet

*När det gäller kunders personnummer är detta i regel inte en nödvändig uppgift som vi behöver i verksamheten. Dock i vissa fall ex. kontakt med Kronofogden. Personnummer är enbart tillåtet att inhämta och använda när vi behöver det. Vi ska inte lagra uppgifterna i kundregistret utan radera dem när Kronofogdekontakten är avslutad.

1.1 Vilka personuppgifter hanterar vi och när?

1.1.1 När kund kontaktar oss för en beställning, offert, garantiärende, etc

När vi blir kontaktade för försäljning hanterar vi följande uppgifter kunden lämnar oss:

• • Namn och kontaktuppgifter
  • Uppgifter om beställningen, vilken vara, antal och pris
  • Faktureringsinformation

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

• • Identifiera kunden
  • Skicka varorna till rätt adress
  • Förhindra bedrägeri
  • Meddela kund om försändelse
  • Föra statistik över köp
  • Fakturera rätt

1.1.2 När kund kontaktar oss för frågor om vårt sortiment, våra leverantörer, etc

Estancia hantera kundens personuppgifter för att kunna återkoppla till intressenter och erbjuda Estancia produkter

1.1.3 När kund deltar i någon av våra marknadsundersökningar

Estancia hantera kundens personuppgifter för att kunna få information om hur Estancia på bästa sätt kan säkerställa att produktsortimentet är det rätta för befintliga och potentiella kunder

2 Hur länge sparar vi personuppgifter?

2.1 Kunder/företag

Det året de senast var i kontakt med oss eller fram tills en begäran om radering av uppgifterna begärs.

2.2 Privatpersoner

Estancia hantera uppgifter om privatpersoner då de köper estancia´s produkter. Estancia sparar uppgifterna ifall ni skulle behöva kompletera produkten i framtiden.

3 Till vem lämnar vi ut personuppgifter?

• • Fraktbolag vid utleverans av varor Leverantörer vid garantiärenden
  • Faktureringstjänsten ”Klarna” som Estancia använder sig av
  • Dropbox, Google Drive, mailutskick har egna avtal som säkrar att de servrar som uppgifterna lagras på finns inom Europaunionens gränser. I annat fall kan Estancia inte använda dessa tjänster för lagring av personuppgifter.
  • Estancia har egen server för våra mailutskick
  • Estancia har avtal med bokföringsbyrå eller ett företag som tar hand om kundregister för att göra utskick vilket reglerar hur personuppgifter ska behandlas.
  • Om det sker en incident där personuppgifter sprids på ett icke avsett sätt måste detta anmälas till Datainspektionen.
  • Estancia gör en inventering av deras registrerade personuppgifter årligen.
  • Oavsett på vilket sätt du registrerade dig hos Estancia kan du alltid ändra dina uppgifter eller be om att få bli borttagen från Demex register genom att maila info@estancia.se eller ringa +46 371 33350.

4 Hur skyddar vi personuppgifter?

4.1 Hantering av personuppgifter

• • Dropbox, Google Drive, mailutskick så har ett avtal som säkrar att de servrar som uppgifterna lagras på finns inom Europaunionens gränser. I annat fall kan vi inte använda dessa tjänster för lagring av personuppgifter.
  • Estancia har egen server för våra mailutskick
  • Estancia har avtal med bokföringsbyrå eller ett företag som tar hand om kunderregister för att göra utskick vilket reglerar hur personuppgifter ska behandlas.
  • Om det sker en incident där personuppgifter sprids på ett icke avsett sätt måste detta anmälas till Datainspektionen.
  • Estancia gör en inventering av deras registrerade personuppgifter årligen.
  • Oavsett på vilket sätt du registrerade dig hos Estancia kan du alltid ändra dina uppgifter eller be om att få bli borttagen från Demex register genom att maila info@estancia.se eller ringa +46 371 33350.

5 Kundens rättigheter

5.1 Tillgång till sina personuppgifter

Kunden har rätt att få en bekräftelse på om vi hanterar dennes personuppgifter och få ett utdrag på vilka uppgifter vi behandlar.

5.2 Begära rättelse

Kunden kan kräva att få felaktiga uppgifter rättade.

5.3 Borttagning av personuppgifter

• • Kunden kan begära borttagning av sina samtliga eller delar av personuppgifter ur vårt system och vi förbinder oss att fullfölja begäran.
  • Vi rensar våra register från personuppgifter som inte längre behövs i samband med inventering, t.ex. uppgifter om personer som inte längre är kunder.

5.4 Förfrågning om sparande av personuppgifter

För existerande kunders uppgifter som kräver samtycke får vi antingen ta bort dem eller inhämta samtycke från kund med följande meddelande:

Ni finns i vårt register, eftersom ni är eller har varit kund till oss och för att vi skall kunna ge er relevanta information vid beställningar eller offerter.  Önskar ni inte längre finnas i vårt register ber jag er återkomma för åtgärd.

För nya kunder ska vi begära samtycke för att lagra deras personuppgifter med följande skrift:

För att vi ska kunna hantera beställningar åt er kommer vi behöva samtyckte från er att lagra era personuppgifter vilka går under GDPR. Med samtycket har ni gett oss rätt att lagra era uppgifter. Om ni vid något tillfälle inte vill vara kvar i våra databaser kan ni kontakta oss för radering av insamlade uppgifter.

5.5 Sanktionsavgift

Om vi har lagrat eller spritt personuppgifter på ett felaktigt sätt kan det finnas risk för att vi åläggs att betala en sanktionsavgift.